Guia de netiqueta para participação de reuniões virtuais, conferências, aulas online e HTPCs virtuais

Videoconferências são ferramentas essenciais para professores que desejam se conectar com seus alunos, colegas e equipe pedagógica. Navegar por esse ambiente virtual exige familiaridade com regras e conselhos que garantem uma experiência profissional e agradável para todos os participantes.

Seja para exibição de projetos, aulas, conferências ou palestras, os apresentadores e ouvintes precisam adaptar regras de convivência pessoal para o ambiente virtual, a fim de obter melhor resultado e garantia de compreensão de ambos os lados. A Netiqueta, como é conhecida a etiqueta voltada para o ambiente virtual, deve ser pretendida desde a fase de preparação até o feedback.

Imagem: Anna Shvets para Pexels

1. Preparação:

Equipamentos: Verifique se seus equipamentos (câmera, smartphone, microfone, fones de ouvido e conexão com a internet) estão funcionando corretamente antes da reunião. Se possível, deixe seu notebook carregado em 100%, um backup para caso a internet caia (como os dados móveis de seu celular, que também deve estar com bateria carregada), um powerbank e outros fones de ouvido com microfone por perto. Coloque, ainda, o seu celular no modo silencioso.

Ambiente: Escolha um local tranquilo e com boa iluminação para evitar distrações e ruídos indesejados. Verifique o cenário que irá aparecer por você no vídeo, se for ligar a câmera. Não deixe que eventual bagunça no ambiente apareça - recolha roupas espalhadas, bagunça ou caixas. Se possível, se coloque diante de uma parede e/ou use um filtro de opacidade de fundo.

Vestimenta: Opte por roupas adequadas ao ambiente profissional, mesmo que a parte inferior do seu corpo não esteja visível, pois em alguma emergência pode precisar se levantar e partes que não eram pretendidas serem expostas em tela. Evite cores muito vibrantes e roupas com estampas listradas, que podem dar interferência no vídeo.

Prepare o ambiente: Avise aos demais membros de sua família que você estará ocupado pelas próximas horas e, por isso, não deve ser incomodado nesse momento. Feche a porta do seu cômodo, pegue sua garrafa de água e um cadernos para fazer anotações relevantes sobre o que for dito. Além disso, faça a reunião sentado - porte-se com a formalidade necessária ao caso. Você não faria uma reunião de trabalho ou estudo, seja como ouvinte ou como apresentador, deitado de forma desleixada, não é mesmo?

Feche outros programas: Feche todos os programas e abas no navegador que você não estiver usando para liberar recursos de processamento e garantir uma melhor performance durante a videoconferência.

2. Pontualidade:

Chegada: Se você for ouvinte, deve demonstrar respeito aos demais participantes e hosts ingressando na conferência com ao menos 5 minutos de antecedência para se familiarizar com a plataforma e resolver problemas eventuais técnicos, enviar seus cumprimentos no chat e realizar o download de eventual arquivo encaminhado pelo host.

Se você for o apresentador ou o responsável (líder organizador) da reunião, esteja na conferência com no mínimo 10 minutos de antecedência para deixar algum recado relevante no chat, seja uma mensagem de boas-vindas, seu e-mail de contato ou links que serão necessários que seus ouvintes acessem durante a oitiva. Se quiser aguardar a entrada dos participantes que não chegarem no horário, estabeleça um limite de até 5 minutos de tolerância a atrasos e avise aos integrantes sobre a espera. 

Como apresentador, aproveite que irá ingressar primeiro e já faça o teste com sua apresentação de slides, se for utilizar, e aproveite os primeiros ingressantes para perguntar sobre o áudio, câmera, iluminação e qualidade da imagem.

3. Durante a videoconferência:

Comportamento: Mantenha postura ereta e profissional, evitando distrações como mexer no celular ou realizar outras atividades durante a reunião. Não faça reuniões deitados ou com o fundo bagunçado - prefira uma parede lisa e a opção de desfoque de fundo. 

Coloque o celular no modo silencioso: Retire até mesmo da vibração, que faz um ressonante barulho na mesa de madeira. Se for participar da reunião através do seu smartphone, faça isso imediatamente antes de ingressar na reunião. É muito inconveniente o som de mensagens chegando enquanto se ouve o áudio de uma conferência.

Microfone: Silencie o microfone antes de ingressar na reunião e quando não estiver falando para evitar ruídos indesejados. Se você for o moderador, consegue silenciar o microfone dos demais. Se algum colega estiver com o áudio do microfone aberto em assuntos paralelos ou familiares, seja gentil e o avise - não deixe que assuntos pessoais sejam expostos por pura curiosidade alheia.

Câmera: Mantenha a câmera ligada para facilitar a interação, mas desative-a em momentos de baixa conectividade ou quando precisar se ausentar. Assim como no caso do microfone, se algum colega estiver com a câmera ligada mas, evidentemente, sem a noção disso, avise-o. Não leve o seu aparelho de notebook ou celular a locais como banheiro ou quarto de outros membros de sua família enquanto estiver em videochamadas. Além de significar que você não está de fato prestando atenção no que é dito, as imagens podem estar sendo transmitidas e a situação será constrangedora.

Gravação de videoconferência: Se necessário, você pode gravar a videoconferência para assisti-la ou apresentá-la posteriormente com quem não pôde participar. Entretanto, avise aos demais participantes dessa gravação para que todos fiquem cientes sobre o compartilhamento de sua imagem e, se você não for o apresentador, solicite a autorização previamente.

Compartilhe sua tela: Se precisar apresentar algo durante a videoconferência, utilize a função de compartilhamento de tela para mostrar aos demais participantes sobre o que você está falando.

Imagem: MART PRODUCTION para Pexels

4. Comunicação:

Falar: Espere sua vez de falar e evite interrupções. Utilize linguagem clara e concisa, direcionando sua fala para o moderador ou para todos os participantes. Algumas plataformas possuem o botão de “Levantar a mão” para indicar que você deseja ser o próximo a falar.

Ouvir: Preste atenção aos outros participantes, demonstrando interesse e respeito. Evite falar ao mesmo tempo que outras pessoas.

Chat: Utilize o chat para fazer perguntas, enviar links ou solicitar a palavra ao moderador. Ao escrever, lembre-se de ser formal à medida que o assunto e o ambiente requerem. Ao escrever, sempre pense que o leitor pode dar uma entonação diferente da pretendida, por isso escolha bem as suas palavras e se o assunto for delicado evite detalhes que possam expor alguém. Para conversas privadas, prefira outro momento em particular.

5. Interação:

Participação: Faça perguntas, responda aos questionamentos e compartilhe suas ideias para contribuir para um diálogo enriquecedor. Se não quiser ou puder falar pelo microfone, participe pelo chat.

Respeito: Evite comentários inapropriados, discriminatórios ou que possam ofender os demais participantes.

Gentileza: Seja cordial e educado com todos os participantes, utilizando termos como "por favor", "obrigado" e "desculpe".

6. Encerramento:

Despedida: Ao final da videoconferência, agradeça aos participantes e desfaça-se da reunião de forma educada.

Feedback: Se necessário ou solicitado, envie um feedback ao organizador da reunião sobre aspectos positivos e pontos de melhoria. Se for alguma crítica muito pessoal, prefira fazê-lo em privado.

As regras de etiqueta para videoconferências demonstram profissionalismo, respeito e consideração pelos demais participantes. Seguindo essas dicas, você poderá navegar com segurança e confiança construindo relações positivas e aproveitando ao máximo as oportunidades que as videoconferências oferecem.