A comunicação por e-mail é uma ferramenta essencial para o sucesso profissional e acadêmica para contato entre colegas, compartilhamento de arquivos de trabalho, envio de currículos, propostas de venda, anúncios ou mesmo ao fazer uma solicitação ou reclamação. No entanto, muitas pessoas, sejam jovens ou adultas, ainda lutam para escrever e-mails profissionais, formais e corretos.
A escola, como agente de transformação, deve oferecer caminhos e possibilidades para a criação de um e-mail que o aluno possa utilizar durante a sua jornada de vida digital bem como ensiná-lo a ser utilizado de forma correta.
Compreendendo a importância dos e-mails profissionais:
Iniciar com uma discussão: Comece explorando a importância dos e-mails na comunicação profissional. Discuta como os e-mails são usados para se comunicar com colegas, clientes, professores e outros profissionais. Digite no Google "exemplos de e-mails ruins" e mostre aos seus alunos os resultados, informando o motivo daquele e-mail ser antiético ou antiprofissional, pedindo sugestões de melhorias e reescrevendo-os em sala.
Enfatizar a netiqueta: Explique aos alunos a importância da etiqueta nos e-mails profissionais e acadêmicos. Isso inclui usar uma linguagem adequada, evitar erros ortográficos e gramaticais e manter um tom profissional. Saber fazer a saudação necessária na primeira linha ("Boa tarde, x," ou "Prezado sr. x, boa tarde) e a se despedir corretamente ("Atenciosamente"). É preciso a compreensão que, diferentemente do que ocorre com mensagens de WhatsApp, o e-mail deve ser redigido com quantas linhas forem necessárias para que apenas uma mensagem se faça entender o objetivo do envio. Não é uma conversa curta em que há a expectativa de resposta imediata do leitor para compreensão de pontos ocultos. O e-mail deve, por si só, se bastar, então a comunicação deve ser completa e efetiva, informando os pontos do leitor e o objetivo dele ao chegar no destinatário, as ações que são esperadas ao lê-lo e eventual necessidade de resposta ("No aguardo do retorno").
Destacar os benefícios: Apresente os benefícios de escrever e-mails profissionais eficazes, como causar uma boa impressão, construir relacionamentos e alcançar seus objetivos. O nome do remetente também deve ser profissional, dando preferência ao nome e sobrenome antes do domínio (joaosilva@dominio.com, joao_silva@dominio.com, joaodasilva@dominio.com), evitando o uso de apelidos, piadas de duplo sentido e o excesso de pontos, underlines (_), traços ou números (joaodivertido123@dominio.com, joao_da_silva_@dominio.com, jo_ao_da_sil_va@domino.com, joaozao111@dominio.com).
Descrevendo os elementos de um e-mail profissional: Analisar exemplos: Mostre aos alunos exemplos de e-mails profissionais e peça que identifiquem os elementos-chave, como a linha de assunto, a saudação, o corpo do e-mail, a despedida e a assinatura. Falar sobre os diferentes tipos de formatos para enviar documentos e que se deve analisar a função deles ao destinatário. Currículos e trabalhos escolares já finalizados que não necessitem de revisão ou alteração, por exemplo, devem ser enviados no arquivo .pdf. (Leia sobre a ferramenta PDF24 aqui)
Descrever cada elemento: Explique a função de cada elemento em detalhes. Por exemplo, a linha de assunto deve ser clara e concisa, a saudação deve ser formal e apropriada para o destinatário, o corpo do e-mail deve ser claro, conciso e direto ao ponto, a despedida deve ser profissional e a assinatura deve incluir as informações de contato relevantes, principalmente no meio empresarial (com o telefone de contato da sede, e-mail da instituição pública). Também é interessante incentivar ao aluno para que forneça ao destinatário em seu e-mail todos os dados que podem ser necessários a depender do assunto tratado: ao enviar um e-mail à secretaria acadêmica, deve ser informado o nome completo e o RA.
Fornecer modelos: Ofereça aos alunos modelos de e-mails profissionais para diferentes tipos de situações, como solicitar informações, apresentar-se, fazer uma reclamação educada, agradecer a alguém ou acompanhar um pedido.
Ensinando a escrever e-mails profissionais:
Enfatizar a clareza e concisão: Ensine aos alunos a escrever e-mails claros, concisos e diretos ao ponto. Evite linguagem complexa, jargões da área e frases longas. Ensine-os a "prever" os problemas que o leitor pode ter, como já encaminhar um link referente ao assunto tratado, prints de tela informando erros ou problemas ou o anexo com dados para esclarecimentos do tema.
Regras de formatação: Ensine aos alunos as regras básicas de formatação para e-mails profissionais, como usar uma fonte adequada (e não uma fantasiosa/desenhada), espaçamento correto e parágrafos formatados.
Revisar e editar: Incentive os alunos a revisar e editar cuidadosamente seus e-mails antes de enviá-los. Isso inclui verificar se há erros ortográficos e gramaticais, se o anexo foi, de fato, anexado, e garantir que o tom seja profissional, sem margem a dupla interpretação e que o conteúdo esteja claro e conciso. A linguagem também deve evitar metáforas e frases que podem ser consideradas ofensivas em uma leitura sem contexto. O uso da vírgula também é importante:
Não, espere (pedido para que a pessoa espere) Não espere (pedido para que pessoa não o espere) 23,4 é diferente de 2,34 Isso só, ele resolve (pouca coisa para ele resolver) Isso só ele resolve (apenas ele pode resolver isso) Vamos perder, nada foi resolvido (vão perder pois nada foi resolvido) Vamos perder nada, foi resolvido (não irão perder nada, pois foi resolvido) Não queremos saber (sem mais conversa sobre o assunto) Não, queremos saber (querem saber mais) Não tenha clemência (condene) Não, tenha clemência (não o condene) Ou um clássico da sala de aula, em que a posição da vírgula decide os bens aos herdeiros: Deixo meus bens a minha irmã não a meu sobrinho jamais será paga a conta do padeiro nada dou aos pobres.
Prática e feedback:
Simulações de e-mail: Crie cenários de e-mail realistas (como envio de anexos em pdf, envio de currículos, pedidos, avaliações ou requisições) e peça aos alunos que escrevam e-mails para diferentes destinatários e em diferentes situações.
Feedback construtivo: Forneça aos alunos feedback construtivo sobre seus e-mails, concentrando-se em seus pontos fortes e áreas para melhorias.
Oportunidades de autoavaliação: Incentive os alunos a autoavaliarem seus e-mails usando uma rubrica ou lista de verificação e a avaliarem os e-mails de seus colegas.
Alguma outra dica ou fato curioso que aconteceu em sala de aula ou na vida profissional quanto ao uso de e-mail? Deixe nos comentários!
Conteúdo útil para jovens e adultos!
ResponderExcluircada dia mais necessario com tanta tecnologia
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